Innovatives Tool für Terminreservierung & Salonoptimierung

Die Time Globe GmbH bietet mit ihrem Terminreservierungsprogramm „Coiffeur Reservation System“, kurz CRS, ein innovatives Tool. Natürlich kann die speziell für die Bedürfnisse von Friseuren programmierte Software sehr viel mehr als nur die Termine der Salon-Mitarbeiter verwalten.

Für den kleinen Einblick in ihre Philosophie und die Beantwortung unserer 10 Fragen möchten wir Dessislava Fromwald, Geschäftsführerin der Time Globe GmbH, ganz herzlich danken.

1. Bitte stellen Sie die Time Globe GmbH und Ihr Produkt kurz vor.

Das Terminreservierungssystem CRS der Firma Time Globe entstand aus einem akuten Bedarf im alltäglichen Friseurbetrieb. Saloninhaber und Friseurmeister Michael Hagemann, der auch Referent für Rezeption und Terminierung ist, gab die Idee für einen intelligenten Terminplaner. Im Dezember 2010 wurde die Time Globe GmbH gegründet. Dr. Werner Emde (Doktor der Informatik) und ich (IT-Projekt Managerin) setzten die Idee um und bilden die Brücke zwischen Friseurbranchenwissen und IT-Expertise. Das Ergebnis ist eine Software, bei der der Ursprung aus der Praxis sofort erkennbar ist. Als Geschäftsführerin trage ich die Verantwortung gegenüber unseren Kunden und habe den höchsten Anspruch an Service und Qualität.

2. Warum sollte ein Friseursalon vom klassischen handschriftlichen Terminbuch zur digitalen Terminreservierung wechseln?

Es gibt eine Reihe von Gründen, die dafür sprechen: Angefangen mit der Lesbarkeit, Übersichtlichkeit, Vollständigkeit der Daten (Kundenname, Telefonnummer, individuelle Informationen und Anmerkungen zum Kunden – alles auf einen Blick) bis hin zu Steigerung der Auslastung. Doch der wesentliche Punkt ist: Ein elektronisches Terminbuch macht Sie attraktiver. Sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter.

3. Warum? Es ist doch eine Umstellung für alle!

Ganz einfach: Für die Endkunden wird eine rund-um-die-Uhr-Service angeboten, Termine selbst über die Webseite, Facebook und mit dem Smartphone flexibel zu reservieren. Und das in Echtzeit und auslastungsoptimierend. Für Ihre Mitarbeiter bietet ein elektronisches Terminreservierungssystem ebenfalls Mobilität und Flexibilität. Gerade die neue Generation Nachwuchskräfte findet die neuen Technologien, zum Beispiel mal eben mit dem Smartphone in den Kalender zu schauen, sehr cool. Nicht zuletzt wird die Attraktivität eines Arbeitgebers auch über die faire Bezahlung seiner Arbeitnehmer bestimmt. Unsere Friseursoftware unterstützt Sie auch hierbei.

4. Bedeutet das, wenn die Kunden ihre Termine selbst buchen, bekommen sie Einsicht in den Salon-Kalender?

Nein, der elektronische Terminkalender von Time Globe berechnet automatisch die freien Termine, und zwar auslastungsoptimierend. Dem Kunden wird eine Liste mit möglichen Terminen angeboten (das sind nicht alle verfügbaren Termine). Dabei werden für schlechter ausgelastete Tage und Mitarbeiter mehr freie Termine angezeigt als für die Stoßzeiten. Die automatisierte Auslastungsoptimierung ist das Herzstück des Kalenders und ein Alleinstellungsmerkmal für unseren Terminplaner.

5. Und wie erreicht man mit Hilfe des elektronischen Terminbuchs eine faire Bezahlung für die Mitarbeiter?

Durch die automatisierte Auslastungsoptimierung, die Berücksichtigung von Assistenzarbeiten und die Erinnerung an den Verkauf von Zusatzdienstleistungen erzielt man höhere Umsätze je Mitarbeiter. Im Durchschnitt sind Friseursalons ca. 60%-65 % ausgelastet (gegen Wochenende und Feierabendzeiten 120 %). Mit dem Time Globe Kalender wird nachweislich eine Auslastungs-steigerung von 10 %-15 % und damit auch die entsprechende Umsatzerhöhung erreicht. Das wiederum ermöglicht eine bessere Bezahlung der Mitarbeiter. Wesentlich dabei ist Leerlaufzeiten zu minimieren und eine lückenlose Terminvergabe – auch bei Online-Buchungen – sicherzustellen.

6. Was sind die beliebtesten Features, die Time Globe einzigartig machen?

Eine der beliebtesten Funktionen ist die automatische Telefonerkennung und Historie zum Kunden. Das bedeutet: noch bevor Sie ans Telefon gehen, wissen Sie welcher Kunde anruft, wann er zuletzt einen Termin hatte und welche Dienstleistungen er gerne bucht. Damit hat man die Möglichkeit, sich auf den Kunden einzustellen, individuell zu beraten und gezielt den besten Termin zu verkaufen.
Besonders geschätzt wird auch die kinderleichte Bedienbarkeit. Das System ist so individuell einstellbar, dass der gewohnte Salonablauf bei der Terminierung sofort wiedererkennbar ist. Selbst Mitarbeiter mit IT-Vorbehalten können nach der einstündigen Salon-Schulung das System problemlos bedienen.

7. Was sind die häufigsten Fehler bei der Terminreservierung und wie kann die Friseursoftware CRS dabei helfen, diese zu vermeiden?

Unserer Meinung nach gibt es einen ganz großen und leider sehr häufigen Fehler:

Den Kunden zu fragen, wann er einen Termin gerne hätte. Das ist so, als würden Sie mit dem Kunden eine Art „Schiffe versenken“ spielen. Der Kunde kann schließlich nicht wissen, wann Sie tatsächlich einen freien Termin haben. Zudem schafft man damit keine gleichmäßige Auslastung, da in den meisten Fällen vom Endkunden die Stoßtage Freitag und Samstag zuerst genannt werden. Mit dem Time Globe-Kalender haben Sie die Möglichkeit, die für den Salon optimalsten Termine aktiv anzubieten und in den meisten Fällen auch zu verkaufen. Bei Online-Buchungen passiert dies komplett automatisiert.

Ein weiterer Fehler ist, unzuverlässige Kunden, die ihre Termine häufig nicht wahrnehmen oder kurzfristig absagen, nicht zu kennen. Um solche Umsatzeinbußen zu vermeiden, merkt sich die Salon Software von Time Globe solche Kunden. Nach wiederholtem Versäumen des Termins markiert das System den Kunden automatisch und sperrt ihn für Online-Buchungen.

8. Wie viele Termine wurden bisher schon über Ihren elektronischen Terminkalender gebucht?

Seit Anfang 2013 wurden über 1,5 Millionen Termine in unserem System gebucht. Interessanterweise schwankt der Anteil der Online-Buchungen von Salon zu Salon zwischen 10% und 30%, Tendenz steigend. Entgegen der Befürchtung vieler Saloninhaber ist bei Kunden, die ihren Termin online buchen, die Zuverlässigkeit besonders hoch. Die Quote des Nichterscheinens geht hier nachweislich gegen null.

9. Der Terminkalender ist das wichtigste „Instrument“ im Salonalltag. Was passiert bei Internetausfall und anderen unplanmäßigen Beeinträchtigungen?
   

(Lächeln…) Gegen Internetausfall ist niemand abgesichert, daher haben wir den Offline-/ Lesemodus in der Friseur Software integriert. So kann auch ohne Internet der komplette Kalender eingesehen werden. Des Weiteren haben die Mitarbeiter mittels der Mitarbeiter-Web-App über ihr Smartphone jederzeit Zugang zu ihrer eigenen Spalte im Kalender. Wir sind stolz, eine Verfügbarkeit unserer Systeme seit deren Bestehen von 99,5% bekannt geben zu können. Das sind Zahlen, die für Höchstleistung sprechen und mit Programmen aus dem Bankensektor vergleichbar sind.

10. Was hat Time Globe für die Zukunft geplant?

Natürlich ist unser Ziel, noch viele zufriedene Kunden zu gewinnen und das Produkt elektronischer Terminkalender weiter auszubauen. Derzeit arbeiten wir an einer App, um den Friseurkunden noch mehr am Salongeschehen teilhaben zu lassen.

Und unser Anspruch an die Marke Time Globe bleibt weiterhin hoch:

1. Unschalgbarer Service!
2. Innovation!
3. Top Qualität!

Wir bedanken uns bei Frau Fromwald für das Interview.

Weitere Infos zu Time Globe findet ihr hier:

Webseite: www.timeglobe.de
Facebook: www.facebook.com/TimeGlobe